Großveranstaltungen sind bis zum 31. August 2020 untersagt – das setzt Veranstalter wie Unternehmen unter Zugzwang. Viele überlegen nun, ihre geplanten Konferenzen online umzusetzen. Wie aber lässt sich ein analoges Event ins Digitale überführen? Hier finden Sie unsere Learnings aus den Erfahrungen unserer kleinen und großen Online-Konferenzen.
Die gute Nachricht vorweg: Digitale Events lassen sich verwirklichen!
Sind die Rahmenbedingungen richtig gesetzt, können Sie Teilnehmer*innen ein einzigartiges Erlebnis bieten und ihnen ungeahnte Möglichkeiten in der Kundenkommunikation eröffnen. Klar ist aber auch: Ein einstündiges Online-Meeting für 30 Personen braucht ein anderes Rahmenwerk als eine Tageskonferenz für 500 Teilnehmer*in nen.
Aller Anfang ist die Connection
Über Wohl und Wehe digitaler Eventformate entscheidet der erfolgreiche Beziehungsaufbau.
Fangen wir mit einem wichtigen Unterschied an: Stärker als bei analogen Veranstaltungen machen die Protagonist*innen und ihr digitaler Auftritt den Löwenanteil der Erfolgsrechnung aus. Kein Wunder – immerhin ist die Wahrnehmung des Geschehens auf einen kleinen Bildausschnitt beschränkt. Das kennen wir in einer ähnlichen Form von Fernsehen oder YouTube.
Über Wohl und Wehe digitaler Eventformate entscheidet daher der erfolgreiche Beziehungsaufbau über die Grenzen der digitalen Kommunikation hinaus. Damit das gelingt, geht es in erster Linie darum, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Teilnehmer*innen wohl und vor allem sicher fühlen. Das hat mit dem Zusammenspiel verschiedener Faktoren zu tun:
Wesentlich ist, in welche Atmosphäre die Veranstaltung vorab eingebettet wurde. Dazu gehören Fragen der Unternehmenskultur, des Marketings und der User-Journey ebenso wie (vermeintlich kleine) Klärungen zur gewünschten Interaktion. Möchten Sie, dass sich die Teilnehmer*innen aktiv beteiligen, müssen Sie andere Voraussetzungen für ein Sicherheitsgefühl schaffen, als wenn die Teilnehmer*innen nur zuhören und zusehen sollen.
Die Wirkung der Schlüsselpersonen wie der Moderatorin oder des Hosts spielt ebenfalls eine große Rolle: Diese ergibt sich aus Persönlichkeit, Charisma, Kleidung und Stimme. In digitalen Formaten sind es oft nur wenige Sekunden, die darüber entscheiden, ob die Person vor der Kamera als sympathisch empfunden wird – und damit, ob die Teilnehmer*innen die vermittelten Inhalte über haupt akzeptieren.
Ein auf das Thema abgestimmter Spannungsbogen, der auf vielfältige digitale Instrumente und Gestaltungselemente zurückgreift, ist ebenfalls wichtig. Dazu gehört auch ein vorab geklärtes UX-Design und die technische Erprobung der genutzten Software.
Source: Liferay
Tiefgang per Knopfdruck
Das Geniale und zugleich Praktische am Digitalen ist die Unabhängigkeit von örtlichen Gegebenheiten.
Das Geniale und zugleich Praktische am Digitalen ist die Unabhängigkeit von örtlichen Gegebenheiten. Dies hat sich kürzlich auch in der Zusammenarbeit mit Liferay gezeigt, für die Lumen innerhalb von vier Wochen eine Online-Konferenz mit über 500 Teilnehmer*innen digitalisiert und umgesetzt hat. Analog findet sich kaum eine Location mit 50 schnell zugäglichen Workshop-Räumen. Digital hingegen braucht es dafür nur einen Klick. Innerhalb von Sekunden können 200 Leute in 50 Q&A- oder Breakout-Räume entsendet werden und ein paar Minuten später ohne großen Aufwand wieder zurückgeholt werden.
Dieser Umstand spart allen Beteiligten nicht nur wertvolle Transferzeit, wie sie etwa beim Wechsel der Workshop-Räume, Toilettenpausen oder Smalltalk anfallen würde. Es ermöglicht vor allem auch, Abwechslung in das Programm zu bringen, kleinere Austauschgruppen zu formen oder gar eine Art Liturgie zu etablieren. Zwischen dem großem Forum und dem Austausch bzw. der Anwendung in kleineren Gruppen liegen wenige Klicks. Das schafft didaktische Lernerfahrung – und die Leute haben, wenn sie aus dem Raum wiederkommen, in der Regel einen Riesenspaß. Oft ist es diese gemeinsame Erfahrung, an die sich die Teilnehmer*innen später zurückerinnern. Das Digitale wird hier mit einem Mal ganz persönlich. Man findet Raum, in dem man das Gehörte wirken lassen und es mit anderen reflektieren kann. Das stärkt das Wir-Gefühl und weitet den eigenen Horizont.
Das Digitale wird hier mit einem Mal ganz persönlich. Man findet Raum, in dem man das Gehörte wirken lassen und es mit anderen reflektieren kann.
Ein energetischer Fahrplan
Um solche Erfahrungen zu ermöglichen, ist bei der Eventkonzeption ein Blick auf den “energetischen Fahrplan” unerlässlich. Das bedeutet, sich die Aufs und Abs der Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen anzuschauen. Dabei kann man sich an den Regeln analoger Formate orientieren:
Wann erleben die Teilnehmer*innen was?
Wie und in welcher Intensität werden sie eingebunden?
Wann ist ein Energietief zu erwarten?
Wie können solche Tiefs aufgefangen werden?
Das Digitale ist seit jeher auch ein Kampf um die Aufmerksamkeit der eigenen Bezugsgruppe. Oft ist es nur ein Moment, der darüber entscheidet, ob die Beteiligten dabei bleiben oder auf einen anderen “Kanal” schalten. Damit das nicht passiert, sollte man bei den Vorbereitungen ein Art “Energie-EKG” vom Konferenztag erstellen. Eine integrierte Pause, eine feste Zeit abseits des Bildschirms, verhindert, dass die Teilnehmer*innen von Reizen überflutet werden.
Oft ist es nur ein Moment, der darüber entscheidet, ob die Beteiligten dabei bleiben oder auf einen anderen “Kanal” schalten.
Integration der Sinne
Allzu oft verlaufen Online-Meetings eindimensional – mit Input und Output im Fokus. Spannungsbogen, Interaktion, Aktivierung – Fehlanzeige! Dabei gibt es viele Möglichkeiten, die „Connection“ zwischen den Beteiligten zu gestalten und damit für ein anregendes Meeting zu sorgen. Zum Beispiel, indem man die Sinne integriert:
Hören & Sehen
Digitale Formate sind (noch) im Zweidimensionalen beheimatet. Es dominieren akustische und visuelle Eindrücke. Diese können um audiovisuelle Elemente angereichert werden, um eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen. Zum Beispiel durch das Einblenden von Bildern oder das Einspielen von Live-Musik. Auch animierte GIFs zur Kommunikation im Chat oder ein fortlaufendes Graphic-Recording bietet Abwechslung.
Tasten
In vielen Online-Sessions hat sich bereits ein aktiver, körperlicher Check-in bewährt. Solche Übungen bringen den Kreislauf in Fahrt und – richtig eingesetzt – die Teilnehmer*innen in Schwung. Hilfreich sind hier auch Elemente aus der Arbeit mit Gehör-Schwachen oder Gehör-Geschädigten für eine einfachere Kommunikation, etwa digitales Händeschütteln oder stummer Applaus.
Riechen & Schmecken
Je größer die Zahl der Teilnehmer*innen und der Umfang einer digitalen Veranstaltung, desto eher braucht es einen roten Faden für einen einwandfreien Ablauf. Dazu zählt das Infotainment wie etwa die Integration von Einspielern oder immersiven Erfahrungen. Ein Beispiel: Zur Kaffeepause brühen sich alle Beteiligten gleichzeitig eine Kaffeesorte auf, die ihnen vorab per Post von den Hosts zugesandt wurde.
Derlei Elemente zeigen, dass Event-Konzeption nicht nach Schema F ablaufen muss, sondern wie im Analogen ganz individuell aussehen kann. Auch im digitalen Raum kann man Teilnehmer*innen intensive Erfahrungen ermöglichen, die über das Meeting-Fenster hinaus nachklingen.
Für den Erfolg einer digitalen Veranstaltung – welcher Größe auch immer – lohnt es sich, sich im Vorfeld in die Teilnehmer*innen hineinzuversetzen. Die Beteiligten sind umso engagierter dabei, je mehr sie sich abgeholt fühlen und je abwechslungsreicher das Programm gestaltet ist. Und auch der Blick fürs Detail in den technischen Abläufen sorgt für ein stimmiges Event.
Weitere Informationen zu unserem Portfolio, unserer Kompetenz und Fallstudien zu Digitalen Events finden Sie unter: www.dexp.one