Building a Second Brain und Digitales Knowledge-Management für Teams

Lumen begleitet Teams und Unternehmen in Fragen des individuellen und kollektiven Wissensmanagements. Unter den Stichworten “Personal Knowledge Management” (PKM), digitaler Zettelkasten und auch Building a Second Brain finden sich immer wieder die gleichen Anliegen:

  • Wie können wir in einer Zeit von Informationsüberflut produktiv und kreativ arbeiten?

  • Wie können wir im Team gemeinsam Wissen verfügbar machen und kreativ bleiben?

  • Und praktisch:

    • Welche Informationen sollen wir sammeln?

    • Wie legen wir sie ab?

    • Wie können wir bestehende Infrastrukturen (häufig Microsoft) nutzen?

Luhmann’s Zettelkasten

Niklas Luhmann ist eines der Vorbilder für unsere Aus- und Weiterbildung. Er wirkte in Bielefeld – an der Universität, an der Lumen Gründer Klaus Motoki Tonn seiner Promotion nachgeht.

Niklas Luhmann schrieb in seinem Leben etwa 90.000 Notizen. Diese hat er miteinander (analog) verlinkt und in seinem Zettelkasten-System geordnet.

Auf die Frage, wie er alle seine Werke erschaffen hat (sein Vorwort für die Theorie der Gesellschaft umfasst immerhin 700 Seiten, seine Promotion und Habilitation verfasste er in knapp einem halben Jahr), antwortete er:

“Ich denke ja nicht alles allein, sondern das geschieht weitgehend im Zettelkasten.”
— Niklas Luhmann

Der Zettelkasten von Niklas Luhmann ist ein bemerkenswertes System, das er entwickelt hat, um seine Gedanken und Ideen zu organisieren. Luhmann war ein renommierter Soziologe, der für seine Arbeiten zur Systemtheorie bekannt ist. Sein Zettelkasten war eine Art analoges Informationssystem, das es ihm ermöglichte, seine Gedanken zu erfassen, zu verknüpfen und weiterzuentwickeln.

Der Zettelkasten bestand aus über 90.000 einzelnen Notizzetteln. Jeder Zettel war mit einem individuellen “Code” versehen, der aus Zahlen und Buchstaben bestand. Diese Codes dienten dazu, die Zettel thematisch zu kategorisieren und Verbindungen zwischen ihnen herzustellen. Auf jedem Zettel befanden sich außerdem Verweise auf andere Zettel, die mit dem jeweiligen Thema in Beziehung standen. Auf diese Weise konnte Luhmann komplexe Zusammenhänge zwischen verschiedenen Ideen und Konzepten darstellen und weiterentwickeln.

Der Zettelkasten ermöglichte es Luhmann, seine Gedanken flexibel zu organisieren und Ideen aus verschiedenen Bereichen zu verknüpfen. Er konnte neue Verbindungen zwischen unterschiedlichen Themen entdecken und sein Denken vorantreiben. Der Zettelkasten war für Luhmann ein zentrales Werkzeug bei seiner Forschungsarbeit und hat maßgeblich zu seinen bedeutenden Beiträgen zur Soziologie beigetragen.

Den Zettelkasten können wir dank der Arbeit der Universität Bielefeld mittlerweile online einsehen.

Code vs. Zettelkasten

Wie unterscheiden sich moderne Ansätze von “Building a Second Brain” vom Zettelkasten Luhmanns?

Eine der wesentlichen Entwicklungen der letzten Jahren ist die Entwicklung von digitalen Werkzeugen für einen Zettelkasten. Angefangen von simplen Werkzeugen für das Erfassen von Notizen, bis hin zu Programmen, die Notizen untereinander verbinden können. So etwa bei der Software Obsidian, bei der die Verlinkungen visuell gezeigt und bedient werden können:

Digitale Tools für Zettelkasten und Personal Knowledge-Management

Hier eine beispielhafte Übersicht von uns für eine Auswahl an Software-Tools als PDF Dokument zum Download.

Name Anbieter Zweck Medium Betriebssysteme Online vs. Offline Preis
Apple Notizen Apple Erfassen Sie schnell Gedanken, erstellen Sie Checklisten, skizzieren Sie Ideen und mehr. Mit iCloud können Ihre Notizen auf allen Geräten synchronisiert werden. Text, Bilder, Scans iOS Online und offline Kostenlos
Google Keep Google Erfassen Sie Notizen, teilen Sie sie mit anderen und greifen Sie von Ihrem Computer, Telefon oder Tablet darauf zu. Kostenlos mit einem Google-Konto. Text, Bilder iOS, Windows, Android Online Kostenlos
Microsoft OneNote Microsoft Vielseitiges Notiz- und Organisationsprogramm, das in Abschnitte und Seiten unterteilt werden kann. Sie können Ihre Notizen mit Text, Hervorhebungen oder Tintenannotationen bearbeiten. Verfügbar auf allen Geräten. Text, Bilder, Audio, Tinte iOS, Windows, Android, Web-App, Browser-Erweiterung Online und offline Kostenlos
Evernote Evernote Corp. All-in-One-Programm für Notizen, Aufgabenverwaltung und Terminplanung. Text, Bilder, Audio, Scans iOS, Windows, Android, Web-App, Browser-Erweiterung Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Notion Notion Labs Inc. Ein flexibler Arbeitsbereich, der sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und den Sie mit Ihrem Team teilen können. Ideal für Dokumente, Wikis und Projekte. Text, Bilder, Dateien, Medien iOS, Windows, Android, Web-App, Browser-Erweiterung Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Roam Roam Research Inc. Ein Notiz-Tool für vernetztes Denken. So einfach zu bedienen wie ein Dokument. Text iOS, Android, Web-App Kostenlose Testversion, kostenpflichtig
Obsidian Obsidian Eine leistungsstarke Wissensdatenbank, die auf einem lokalen Ordner mit einfachen Markdown-Textdateien basiert. Erstellen und verfolgen Sie nahtlos Verbindungen zwischen Ideen. Text, Bilder iOS, Windows, Android Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Logseq Logseq Eine datenschutzorientierte, Open-Source-Wissensdatenbank, die auf lokalen Markdown- und Org-Dateien basiert. Verwenden Sie sie zum Schreiben, Organisieren und Teilen von Gedanken, zur Verwaltung Ihrer Aufgabenliste und zum Erstellen Ihres eigenen digitalen Gartens. Text, Bilder, Code, LaTeX iOS, Web-App Kostenlos
Devonthink Devon Technologies Sammeln, organisieren, bearbeiten und kommentieren Sie Dokumente aller Art. Lassen Sie sie automatisch analysieren, verknüpfen und ablegen. Synchronisieren Sie sie zwischen Ihrem Mac, iPhone und iPad. Text, Bilder, Dateien, Medien iOS Kostenpflichtig
Bear Shiny Frog Eine flexible Schreib-App zum Erstellen von Notizen und Texten. Verknüpfen Sie Notizen miteinander, um ein umfangreiches Werk zu erstellen. Text, Bilder iOS Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Craft Craft Technologies Erstellen Sie strukturierte und verknüpfte Inhalte einfach. Reibungsloses Teilen und Zusammenarbeiten. Nativ für iOS und macOS entwickelt. Text, Bilder iOS, Web-App, Windows Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Apple Bücher Apple Bücher kaufen, herunterladen und Ihr Leseerlebnis personalisieren. Sie können auch PDFs speichern und bearbeiten. Text, Bilder, PDFs iOS Kostenlos
Kindle Amazon Verwandeln Sie Ihr Telefon oder Tablet in ein Buch, damit Sie jederzeit und überall lesen können. Text, Bilder iOS, Windows, Android Kostenlos
Instapaper Instant Paper Inc. Synchronisieren Sie die Artikel und Videos, die Sie speichern, damit sie auf allen Ihren Geräten auf Sie warten. Text, Bilder iOS, Android, Browser-Erweiterung Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Pocket Read It Later Inc. Speichern Sie interessante Geschichten und lesen Sie sie jederzeit. Enthält kuratierte Empfehlungen für Sie. Text, Bilder iOS, Windows, Android Kostenlos, kostenpflichtige Funktionen
Matter Matter Labs Inc. Sammeln Sie alles, was Sie lesen möchten, an einem Ort. Mit leistungsstarken Tools, sozialer Kuratierung und nahtlosem Audio. Ein Reader für das heutige Internet. Text, Bilder iOS Kostenlos
Readwise Readwise Erfassen und organisieren Sie Highlights aus Ihren Lektüren. Integration mit Kindle, Instapaper, Pocket und mehr. Text, Bilder iOS, Browser-Erweiterung Kostenpflichtig

moderne und klassische Zettelkasten Methoden

Wie unterscheiden sich moderne von Luhmann’s klassischer Zettelkasten Methode?
Tiago Forte ist der Begründer von der Online Lern-Community “Building a Second Brain” und hat ein CODE Prozess als führendes Prinzip für einen digitalen Zettelkasten entwickelt: Capture, Organize, Distill und Express.

Aspekt CODE-Prozess von Tiago Forte Niklas Luhmanns Zettelkasten
Erfassung Digitale Tools wie Notiz-Apps, E-Mails, Aufgabenverwaltung Physische Notizzettel und papierbasiertes System
Organisation Digitale Tools für Ordner, Tags, Datenbanken Querverweise, thematische Kategorisierung
Verdichtung Zusammenfassen, Verdichten von Informationen Eingebettet in Querverweise und Verknüpfungen von Ideen
Ausdruck Fokus auf effektive Kommunikation und Ausdruck von Ideen Hauptsächlich ein persönliches Denkwerkzeug für Luhmann
Medium Hauptsächlich digital, Nutzung moderner Produktivitätstools Hauptsächlich physisch, papierbasiertes System
Zweck Steigerung der Produktivität und Wissensmanagement im digitalen Zeitalter Unterstützung von Luhmanns Forschung, Denken und intellektueller Entwicklung

Ein Gastbeitrag hierzu von Guía Carmona:

Eine der Fragen, die mir am häufigsten zum Thema Wissensmanagement gestellt wird: Was sind die Unterschiede zwischen BASB (Building a Second Brain) und einem Zettelkasten von Luhmann?

In diesem Beitrag möchte ich den Vergleich zwischen diesen beiden persönlichen Wissensmanagementsystemen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten: CODE und Zettelkasten.

Über beide habe ich in meinem Blog schon ausführlich geschrieben, bisher immer getrennt voneinander. Eine kurze Einführung in beide:

CODE als Prinzip hilft uns, den Prozess zu visualisieren, in dem Informationen gesammelt werden, bis zu dem Moment, in dem wir mit ihnen arbeiten. Dies ist eine flexible und meiner Meinung nach nützliche Vereinfachung des kreativen Prozesses.

Der Zettelkasten von Niklas Luhmann entstand als analoge Version mit tausenden von Zetteln, die er in einer Holzkommode sammelte, organisierte, verlinkte und verarbeitete. Jeder Zettel enthielt eine Idee.

Mit Hilfe seines Zettelkastens schrieb er 70 Bücher und mehr als 400 Artikel. Hier kannst du das Digitalisierungsprojekt zu seinem Werk sehen. Heute haben wir digitale Werkzeuge (Notiz-Apps), um Notizen anstelle des analogen Systems zu erstellen.

In diesem Eintrag werde ich CODE als Grundlage für den Vergleich der beiden Systeme verwenden. Klar ist, dass der Zweck der beiden Systeme derselbe ist:

Das Verwalten von Ideen für die Verwendung in Projekten.

Funktion als Werkzeug zur Externalisierung von Gedanken

Die Organisation ist bei beiden Systemen nicht das Wesentliche: Interaktion und Kreation sind der Hauptfokus

Wir beginnen mit CODE:

Die Hauptphilosophie von CODE basiert auf der projektbasierten Arbeit mit Informationen. Betrachten wir sie anhand eines Beispiels, aber nicht ohne zu betonen, dass es sich um einen flexiblen Prozess handelt, der nicht Schritt für Schritt befolgt werden muss.

CAPTURE

In einem Newsletter, den wir lieben, wird auf einen Artikel verlinkt, in dem es um das Schreiben von Geschichten als Mittel zur Erforschung der eigenen Kindheit geht. Wir haben im Moment keine Zeit, ihn zu lesen, aber er klingt super interessant. Wir speichern ihn in unserer App "Später lesen" oder in unserem Posteingang.

Wenn wir einen Moment Zeit oder Lust haben, lesen wir es. Wir achten darauf, dass wir der ersten Stufe der progressiven Zusammenfassung folgen und versuchen, nicht das hervorzuheben, was wir schon wissen, sondern eher das, was uns überrascht oder womit wir nicht einverstanden sind. Wenn das der Fall ist, schreiben wir ein paar Notizen dazu, was etwas, das in dem Artikel erwähnt wird, für uns bedeutet.

ORGANIzE

Nachdem wir den Artikel gelesen und unterstrichen haben, stimmen wir bereits mit der Projektmentalität überein. Jetzt ist es an der Zeit, diese Notiz zu organisieren. Dazu gehören die Unterstreichungen und deine eigenen Notizen (nicht der gesamte Text, obwohl es einen Link gibt). Wir müssen entscheiden, wo wir sie ablegen, und zwar auf der Grundlage der Nutzbarkeit der Informationen und innerhalb des FOR-Rahmens (Projekte, Bereiche, Ressourcen, Datei). Haben wir Projekte, bei denen das Schreiben von Geschichten oder der von dir vorgeschlagene Blickwinkel auf die Kindheit relevant ist? Im Idealfall möchten wir diesen Hinweis so schnell wie möglich für ein Projekt "aktivieren". Wenn das nicht der Fall ist, stellen wir uns dieselbe Frage und ändern die Projekte nach Bereichen und Ressourcen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass wir etwas finden, das passt. Ich würde es zum Beispiel in den Bereich Schreiben stecken.

Die Idee ist, dass wir mit diesen Notizen nicht mehr viel zu tun haben, bis wir eine Verwendung für sie finden, ein Projekt, in das sie passen. Zwei Beispiele, wie ich von hier aus mit Distill und Express (meine eigenen Beispiele) vorgehen würde:

Ich möchte für diesen Blog einen Artikel über das Schreiben als Werkzeug zur (Selbst-)Erforschung schreiben. Ich werde diese Notiz ganz klar finden, entweder durch die Suche oder weil sie in meinem Abschnitt "Schreiben" steht. Ich verschiebe die Notizen, die ich verwenden möchte, in das Blogpost-Projekt.

Nehmen wir an, meine Mutter hat in ein paar Monaten Geburtstag und ich denke über Geschenke nach. Ich erstelle in meiner Notizen-App ein Projekt mit dem Namen "Geschenk für Mama". Ich fange an, meine Notizen durch Keyword-Recherche und meine Ressourcen und Bereiche durchzugehen. Meine Mutter liebt Handwerk, Pflanzen, Kochen und ist ein Familienmensch. Ich finde mehrere Notizen zu diesen Themen und verschiebe sie in das Projekt.

DISTILL

Von hier aus beginnen wir mit dem Destillieren der folgenden Phasen der progressiven Zusammenfassung. Wir markieren also fett/gelb, was uns in den Notizen für dieses spezielle Projekt interessiert, denn bisher haben wir sicher noch nichts in der Notiz markiert.

Wenn wir sie bereits für andere Projekte verwendet und Passagen unterstrichen haben, schauen wir, ob wir sie so verwenden können, wie sie sind, oder ob wir mit unseren eigenen Worten Ideen entwickeln wollen, um sie an das aktuelle Projekt anzupassen oder die Unterstreichungen zu ändern. Vor allem aber sind wir flexibel in unserem Prozess.

Wir lesen und filtern, welche Notizen, die wir in dieses Projekt gezogen haben, relevant sind und welche als Quellen für unser Projekt dienen.

EXPRESS

Es ist an der Zeit, die Teile, die wir haben, zusammenzufügen, unseren Stempel aufzudrücken und dem, was wir erfasst, organisiert und destilliert haben, unsere Perspektive hinzuzufügen. Im Fall des Blogeintrags ist es ganz klar, dass es darum geht, auf der Grundlage der Quellen und Notizen, die wir haben, zu schreiben oder sie als Beispiele zu verwenden. Im Fall des Geschenks für meine Mutter fällt mir ein, dass die Notiz, die ich am Anfang als Beispiel angegeben habe, mir geholfen haben könnte, mit meinem Bruder eine Geschichte über unsere Kindheit zu erfinden und sie ihr zu geben, damit sie sie hat und sie eines Tages ihren Enkeln vorlesen kann.

Wenn wir den Prinzipien von CODE folgen, behandeln wir die Notizen just-in-time, das heißt, wir fangen erst dann an, mit ihnen "weiterzumachen", wenn wir sie brauchen. Wir lesen und unterstreichen nicht zum Spaß, was wir uns notiert und organisiert haben, nur für den Fall, dass wir es in einem bestimmten Projekt verwenden wollen. Wir gehen opportunistisch mit Informationen um und machen uns nur dann die Mühe, wenn wir wissen, dass wir sie für einen bestimmten Zweck verwenden werden. Wir erfassen jetzt, ja, aber wir organisieren, destillieren und formulieren später und mit bestimmten Projekten im Hinterkopf.

Die Zettelkastenmethode unter der CODE-Lupe

Wenn wir jedoch dem Zettelkastensystem folgen, ändern sich die Prinzipien. Wir lassen die Just-in-Time-Philosophie hinter uns und der Eventualitätsansatz rückt in den Mittelpunkt. Meiner Meinung nach besteht der wichtigste Unterschied zwischen diesen beiden Systemen darin, dass die Reihenfolge der Schritte im Informationsfluss geändert wird: CODE wird zu CDOE, Capture, Distill, Organize und Express.

Ich verwende das gleiche Beispiel von vorhin:

CAPTURE in der Notizbox

In einem Newsletter, den wir lieben, wird auf einen Artikel verlinkt, in dem es um das Schreiben von Geschichten als Mittel zur Erforschung der eigenen Kindheit geht. Wir haben im Moment keine Zeit, ihn zu lesen, aber er klingt super interessant. Wir speichern ihn in unserer App "Später lesen" oder in unserem Posteingang.

Wenn wir einen Moment Zeit oder Lust haben, lesen wir es. Wir unterstreichen und versuchen, nicht das zu betonen, was wir schon wissen, sondern das, was uns überrascht oder womit wir nicht einverstanden sind. Es ist wichtig, dass wir kurz und bündig in unsere Worte schreiben, was uns an den Ideen im Artikel interessiert und die Verweise auf die Seite(n), wenn die Quelle sie enthält. Das ist einer der Hauptunterschiede zu CODE. Wir schreiben bereits eine kurze Notiz darüber, was wir gelesen haben, warum es relevant ist oder was der Autor sagt, aber in unseren Worten. Das sind die bibliografischen Informationen des Notizbuchs.

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu erwähnen, dass es manchmal sinnvoll ist, nicht gleich zu Beginn der Lektüre zu unterstreichen oder Notizen zu machen. Wenn wir mit dem Thema, das wir lesen, nicht sehr vertraut sind, macht es wenig Sinn, mit dem Unterstreichen anzufangen, denn es ist möglich, dass viele Ideen unsere Aufmerksamkeit erregen und neu und interessant erscheinen. Es lohnt sich, vor dem Unterstreichen weiterzulesen, um beim zweiten Lesen zu filtern.

DESTILLIEREN oder VERARBEITEN im ZETTELKASTEN

Sobald wir diese bibliografischen Notizen mit den Ideen aus dem Text haben, auf die wir zurückkommen wollen, ist es an der Zeit, sie zu destillieren, zu synthetisieren oder, wie ich es nennen würde, wenn der Zettelkasten seine eigenen Initialen hätte: auszuarbeiten. In diesem Schritt, der dem Schritt des Ordnens vorausgeht, konzentrieren wir uns darauf, dauerhafte Notizen zu machen. Diese Notizen zeichnen sich dadurch aus, dass sie nur einen Gedanken enthalten, der aus sich heraus verständlich ist. Sie sind in unseren eigenen Worten geschrieben und führen die Idee, die wir in der bibliografischen Notiz niedergeschrieben haben, ein wenig weiter. In der zusammenfassenden Notiz fassen wir die Informationen, die wir gelesen haben, nicht zusammen, sondern setzen sie in unseren Kontext und geben sozusagen eine Antwort auf das, was wir gerade gelesen haben.

Deshalb sagte Luhmann, das Notizbuch sei sein Gesprächspartner. Die Notizen, die er schrieb, waren bereits Bausteine, die er in seinen Texten verwenden konnte, denn er schrieb sie mit seinen eigenen Schlussfolgerungen und Gedanken.

Wenn wir also eine dauerhafte Notiz zu einer Idee aus dem gelesenen Artikel erstellen, müssen wir bereits in diesem zweiten Schritt darüber nachdenken, warum sie für unsere Arbeit, unsere Interessen und unseren Kontext relevant ist.

ORGANISIEREN im Zettelkasten

Im Zettelkasten gibt es keine Ordner oder Kategorien, in denen wir unsere Notizen ablegen. Wir arbeiten mit Verzeichnissen und Inhaltskarten, in denen die Gedankengänge miteinander verknüpft sind. Nachdem wir eine dauerhafte Notiz erstellt haben (deren Format standardisiert ist, wie wir im vorherigen Schritt gesehen haben), müssen wir versuchen, einen Gedankengang zu finden, zu dem die Notiz passt, und ihn entweder mit dem Index oder einer Inhaltskarte verknüpfen.

Das Konzept des Index oder der Content Map ähnelt den PARA-Bereichen, also den Themen, die wir im Laufe der Zeit pflegen und z. B. wie in unserem Beispiel dem Schreiben als Hilfsmittel für was auch immer hinzufügen. Sie können aber auch einem bestimmten Projekt entsprechen, an dem wir gerade schreiben, wie der Beitrag, über den ich in unserem Beispiel gesprochen habe.

EXPRESS im Zettelkasten

Der Zweck beider Systeme ist es, uns zu ermöglichen, unsere Ideen auszudrücken und aus all den Informationen, die wir konsumiert haben, etwas zu schaffen. Die Ideenfindung ist der Eckpfeiler der Zettelkastenmethode: die Idee, dass sich die Themen emergent entwickeln und wir sie nicht von Anfang an festlegen.

Auch wenn es sich ideal anhört, werden wir nicht immer so arbeiten können (Themen von unten nach oben zu entwickeln bedeutet, abzuwarten, welche Ideen und Verbindungen auftauchen, und die Schlussfolgerungen nicht durch bestimmte Fragen zu bedingen), denn manchmal haben wir Lieferfristen und eine dringendere Situation oder einen Just-in-time-Arbeitsstil, mit vorausgewählten Themen und Überlegungen, und es kann sein, dass du es auch nicht alleine schaffst. Das ist auch gut so.

Abschliessende gedanken

Der Sauerstoff des CODE-Systems sind die Projekte: Sie ermöglichen es uns, Feedback darüber zu bekommen, ob etwas funktioniert oder nicht. Es ist der Moment, in dem wir in unseren eigenen Worten wiedergeben, was wir zuvor gelesen/konsumiert haben. Der Sauerstoff der Zettelkasten-Methode sind jedoch die permanenten Notizen. Sie kommen viel früher an als bei CODE, aber sie sind auch viel mühsamer und zeitaufwändiger zu erstellen; man könnte sie als Miniprojekte bezeichnen.

Wann macht der CODE-Workflow Sinn und wann die Zettelkasten? Es scheint mir sehr interessant zu sein, uns den Raum zu lassen, mit den Informationen auf die eine oder andere Weise zu interagieren. Es gibt Zeiten, in denen es sich lohnt, Ideen von oben nach unten zu entwickeln, mit bestimmten Projekten und Fristen und ohne zu viele Ideen aufkommen zu lassen. Das ist so, als würde man Experimente ins All starten, um zu sehen, ob die Ideen überleben oder nicht.

Gib dir Zeit, die beiden Systeme auszuprobieren, um herauszufinden, welches am besten zu dir passt, und lass mich in einer E-Mail oder auf Twitter wissen, was deine Gedanken dazu sind.